Per quanto tempo bisogna conservare le fatture?

Dieci anni dalla fine dell'esercizio interessato, sia per le fatture emesse sia per quelle ricevute.

Bisogna conservare una versione cartacea?

No. La conservazione elettronica è ammessa se i documenti restano leggibili, inalterati e accessibili per tutta la durata prevista dalla legge.

Cosa fare quando si cambia strumento di fatturazione?

Esportate documenti e dati prima del passaggio e conservate l'esportazione insieme agli archivi dell'esercizio. È l'unico modo per restare autonomi.

Una fattura annullata deve essere conservata?

Sì. Una fattura annullata fa parte della sequenza numerica e deve restare negli archivi insieme al documento che la sostituisce.

Guide

Archiviare correttamente le fatture

All'archiviazione non pensa nessuno fino al giorno di un controllo o di una controversia. Bastano alcune semplici abitudini perché i documenti restino reperibili anche molti anni dopo.

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Dieci anni dalla fine dell'esercizio

Il Codice delle obbligazioni impone di conservare libri, giustificativi contabili e corrispondenza per dieci anni. Il termine decorre dalla fine dell'esercizio interessato. L'obbligo riguarda sia le fatture emesse sia quelle ricevute.

La stessa durata è prevista anche ai fini IVA per giustificare i rendiconti e il diritto alla deduzione dell'imposta precedente. Alcuni documenti relativi agli immobili devono essere conservati più a lungo.

In quale forma conservare

La conservazione elettronica è ammessa a condizione che i documenti restino leggibili per tutta la durata, che eventuali modifiche siano riconoscibili e che i documenti siano consultabili in qualsiasi momento. Un formato stabile e ampiamente utilizzato è perfettamente adatto.

Un punto spesso dimenticato: conservate anche i dati che hanno generato il documento, non solo il file finale. Un'esportazione regolare delle fatture e dei clienti vi protegge in caso di cambio di strumento.

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Un'organizzazione che dura nel tempo

Una cartella per ogni esercizio, una sottocartella per le fatture emesse e una per quelle ricevute, nomi di file che iniziano con il numero della fattura: questa struttura semplice resta comprensibile anche dieci anni dopo, persino da chi non l'ha creata.

Un backup al di fuori del computer, aggiornato almeno a ogni chiusura d'esercizio, completa il sistema. Un solo disco non è un archivio.

Trasmettere alla fiduciaria

La maggior parte delle fiduciarie lavora a partire da una tabella riepilogativa accompagnata dai documenti. Un'esportazione in formato tabellare con numero, data, cliente, importo al netto dell'imposta, IVA e totale evita reinserimenti e domande via email.

Alla chiusura di ogni esercizio

Esportare l'elenco completo delle fatture dell'anno
Verificare che non manchi alcun numero nella sequenza
Salvare i documenti nella cartella dell'esercizio
Creare un backup al di fuori del computer principale
Trasmettere l'esportazione e i documenti alla fiduciaria

Questions fréquentes

Per quanto tempo bisogna conservare le fatture?: Dieci anni dalla fine dell'esercizio interessato, sia per le fatture emesse sia per quelle ricevute.
Bisogna conservare una versione cartacea?: No. La conservazione elettronica è ammessa se i documenti restano leggibili, inalterati e accessibili per tutta la durata prevista dalla legge.
Cosa fare quando si cambia strumento di fatturazione?: Esportate documenti e dati prima del passaggio e conservate l'esportazione insieme agli archivi dell'esercizio. È l'unico modo per restare autonomi.
Una fattura annullata deve essere conservata?: Sì. Una fattura annullata fa parte della sequenza numerica e deve restare negli archivi insieme al documento che la sostituisce.

Sources officielles

Les informations chiffrées de cette page proviennent des sources suivantes, vérifiées le 4 settembre 2026.

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