Bien archiver ses factures

Le Code des obligations impose de conserver les livres, les pièces comptables et la correspondance pendant dix ans, le délai courant à partir de la fin de l'exercice concerné. Les factures émises comme les factures reçues entrent dans cette obligation.

La même durée est attendue du côté de la TVA pour justifier les décomptes et le droit à la déduction de l'impôt préalable. Certains documents liés aux immeubles se conservent plus longtemps.

La conservation électronique est admise, à condition que les documents restent lisibles pendant toute la durée, qu'ils ne puissent pas être modifiés sans que cela se voie et qu'ils soient consultables à tout moment. Un format de document stable et largement lu convient parfaitement.

Un point souvent oublié : conserver aussi les données qui ont produit le document, et pas uniquement le fichier final. Un export régulier de vos factures et de vos clients met à l'abri d'un changement d'outil.

Un dossier par exercice, un sous-dossier pour les factures émises et un pour les factures reçues, des noms de fichiers commençant par le numéro de facture : cette structure basique reste compréhensible dix ans plus tard, y compris par quelqu'un d'autre que vous.

Une sauvegarde en dehors de votre ordinateur, mise à jour au moins à chaque bouclement, complète le dispositif. Un disque unique n'est pas un archivage.

La plupart des fiduciaires travaillent à partir d'un tableau récapitulatif accompagné des documents. Un export au format tableur, avec numéro, date, client, montant hors taxe, TVA et total, évite les ressaisies et les questions par courriel.