Rechnungen richtig archivieren

Das Obligationenrecht verpflichtet dazu, Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Ausgestellte wie erhaltene Rechnungen fallen unter diese Pflicht.

Auch für die MWST gilt grundsätzlich dieselbe Dauer, um Abrechnungen und den Anspruch auf Vorsteuerabzug belegen zu können. Bestimmte Unterlagen im Zusammenhang mit Immobilien müssen länger aufbewahrt werden.

Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern die Dokumente während der ganzen Dauer lesbar bleiben, Änderungen nicht unbemerkt möglich sind und die Unterlagen jederzeit eingesehen werden können. Ein stabiles und weit verbreitetes Dokumentformat eignet sich dafür gut.

Ein oft vergessener Punkt: Bewahren Sie auch die Daten auf, aus denen das Dokument erstellt wurde, nicht nur die endgültige Datei. Ein regelmässiger Export Ihrer Rechnungen und Kunden schützt Sie bei einem Toolwechsel.

Ein Ordner pro Geschäftsjahr, je ein Unterordner für ausgestellte und erhaltene Rechnungen und Dateinamen, die mit der Rechnungsnummer beginnen: Diese einfache Struktur bleibt auch zehn Jahre später verständlich, selbst für andere Personen.

Eine Sicherung ausserhalb Ihres Computers, die mindestens bei jedem Jahresabschluss aktualisiert wird, ergänzt die Archivierung. Eine einzige Festplatte ist kein Archiv.

Die meisten Treuhandstellen arbeiten mit einer Übersichtstabelle und den dazugehörigen Dokumenten. Ein Export im Tabellenformat mit Nummer, Datum, Kunde, Nettobetrag, MWST und Total verhindert erneute Dateneingaben und Rückfragen per E-Mail.