Domande frequenti
Le vostre domande sulla fatturazione svizzera
Venticinque risposte brevi, raggruppate per tema, alle domande più frequenti di indipendenti e piccole imprese.
Iniziare a fatturare
- Da dove cominciare quando si emette la prima fattura?
- Raccogliete prima i vostri dati completi, l'IBAN e la vostra situazione ai fini IVA. Questi tre elementi si impostano una sola volta e servono poi per tutte le fatture. Il resto consiste nel descrivere le prestazioni.
- Serve una ditta individuale iscritta al registro di commercio per poter fatturare?
- No. Chi esercita un'attività indipendente può fatturare senza iscrizione finché resta sotto la soglia che rende obbligatoria l'iscrizione. Va invece ricordata l'affiliazione a una cassa di compensazione come indipendente.
- Quale numerazione scegliere per le fatture?
- Un formato leggibile, come l'anno seguito da un contatore progressivo, va bene nella maggior parte dei casi. L'importante è che i numeri siano consecutivi, univoci e mai riutilizzati dopo un annullamento.
- Si può fatturare prima di aver completato una prestazione?
- Sì, con un acconto o una fattura intermedia, a condizione che sia stato previsto nell'offerta. Il documento deve indicare chiaramente che si tratta di un acconto e cosa copre.
- Un preventivo può essere trasformato in fattura?
- Nulla lo vieta ed è anzi la pratica più comune. Riprendete le stesse righe, aggiungete numero, data e coordinate di pagamento e indicate al cliente che il documento corrisponde all'offerta accettata.
Fattura QR e pagamento
- Che cos'è esattamente una fattura QR?
- È una fattura normale la cui parte inferiore contiene una sezione di pagamento standardizzata, con un codice QR che riporta beneficiario, importo e riferimento. Ha sostituito le vecchie polizze di versamento.
- Il codice QR funziona se la fattura è stampata in bianco e nero?
- Sì. Il codice si legge perfettamente in nero su bianco, purché la stampa sia nitida e il codice non sia né ridotto né coperto.
- Cosa succede se il cliente paga un importo diverso?
- Il pagamento arriva comunque sul vostro conto. Sta a voi associare l'importo ricevuto alla fattura interessata e richiedere l'eventuale saldo.
- Si può emettere una fattura senza importo?
- Sì, la sezione di pagamento può essere emessa senza importo, ad esempio per una donazione o un versamento libero. Sarà il pagatore a inserire la somma.
- Serve un conto bancario svizzero per incassare una fattura QR?
- La sezione di pagamento si basa su un IBAN svizzero o del Liechtenstein. Senza un conto di questo tipo potete comunque fatturare, ma indicando le coordinate bancarie in chiaro invece di usare un codice QR.
IVA e indicazioni
- Come verificare se un'azienda è effettivamente assoggettata all'IVA?
- Il registro pubblico delle imprese della Confederazione permette di verificare un numero IDI e di vedere se è associato allo stato di assoggettamento. È utile prima di contestare l'IVA addebitata.
- Si possono applicare due aliquote IVA diverse sulla stessa fattura?
- Sì. Ogni riga ha la propria aliquota e gli importi IVA vengono poi raggruppati per aliquota nel riepilogo, prima del totale in franchi.
- I prezzi devono essere indicati al netto o al lordo dell'IVA?
- Entrambe le opzioni sono possibili tra imprese, purché la fattura resti priva di ambiguità. Nei confronti dei privati, di norma il prezzo annunciato è quello effettivamente da pagare.
- Cosa indicare in fattura se non si è assoggettati all'IVA?
- Nessuna aliquota né importo IVA, nemmeno pari a zero. Una breve frase che indichi che non siete assoggettati basta a evitare domande da parte dell'amministrazione contabile del cliente.
- Una fattura redatta in inglese è valida in Svizzera?
- Sì, non è imposta alcuna lingua. Per un cliente svizzero e in caso di controllo, una versione in una lingua nazionale resta tuttavia più pratica.
Monitoraggio, solleciti e contabilità
- Come sapere quali fatture sono state pagate?
- Il controllo avviene confrontando i movimenti del conto bancario. Contrassegnare ogni fattura pagata man mano evita di dover ricostruire tutto a fine trimestre.
- Cosa fare quando un cliente contesta una fattura?
- Riprendete l'offerta accettata e gli scambi scritti, poi rispondete punto per punto. Se la contestazione riguarda solo una parte, proponete il pagamento della parte non contestata mentre si chiarisce il resto.
- Si può annullare una fattura già inviata?
- Non si elimina. Si annulla, si conserva la traccia dell'annullamento e si emette un nuovo documento con un numero diverso.
- Come preparare i dati per la dichiarazione fiscale?
- Un'esportazione di tutte le fatture dell'anno, con date, imponibili, IVA e totali, copre l'essenziale. La vostra fiduciaria completa poi il quadro con i costi.
- Serve una contabilità completa quando si è indipendenti?
- Sotto una certa cifra d'affari annua è sufficiente un riepilogo di entrate e uscite accompagnato dalla situazione patrimoniale. Oltre tale soglia diventa obbligatoria una contabilità completa.
Il servizio e il vostro account
- Devo installare un software?
- No. Tutto avviene nel browser, dal computer come dal telefono, e non c'è nulla da aggiornare.
- I miei dati sono ospitati in Svizzera?
- I vostri dati sono ospitati in Europa su un'infrastruttura conforme al diritto svizzero ed europeo in materia di protezione dei dati. Non vengono né rivenduti né utilizzati a fini pubblicitari.
- Posso recuperare le mie fatture se lascio il servizio?
- Sì, in qualsiasi momento, sotto forma di esportazione tabellare e documenti scaricabili. I vostri archivi non dipendono dal vostro abbonamento.
- Quanti clienti e fatture posso creare?
- L'abbonamento non prevede limiti al numero di clienti, prestazioni o fatture.
- Come posso ottenere assistenza in caso di problema?
- Scrivete a info@myswissinvoice.ch descrivendo la situazione. In genere riceverete una risposta il giorno lavorativo successivo.
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