Häufige Fragen
Ihre Fragen zur Schweizer Rechnungsstellung
Fünfundzwanzig kurze Antworten, nach Themen geordnet, auf die häufigsten Fragen von Selbstständigen und kleinen Unternehmen.
Mit der Rechnungsstellung beginnen
- Wo fange ich an, wenn ich zum ersten Mal eine Rechnung stelle?
- Stellen Sie zuerst Ihre vollständigen Kontaktdaten, Ihre IBAN und Ihren MWST-Status zusammen. Diese drei Angaben richten Sie einmal ein und verwenden sie danach für alle Rechnungen. Danach müssen nur noch die Leistungen beschrieben werden.
- Brauche ich ein im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen, um Rechnungen zu stellen?
- Nein. Wer selbstständig tätig ist, kann Rechnungen stellen, solange die Schwelle für die obligatorische Eintragung nicht erreicht ist. Die Anmeldung bei einer Ausgleichskasse als selbstständig erwerbende Person sollte jedoch nicht vergessen werden.
- Welche Nummerierung soll ich für Rechnungen wählen?
- Ein gut lesbares Format wie das Jahr gefolgt von einer fortlaufenden Nummer reicht in den meisten Fällen. Wichtig ist, dass die Nummern fortlaufend und eindeutig sind und nach einer Stornierung nie wiederverwendet werden.
- Kann ich eine Rechnung stellen, bevor eine Leistung abgeschlossen ist?
- Ja, mit einer Akontorechnung oder Zwischenrechnung, sofern dies im Angebot angekündigt wurde. Das Dokument muss klar angeben, dass es sich um eine Akontozahlung handelt und was sie abdeckt.
- Kann eine Offerte in eine Rechnung umgewandelt werden?
- Ja, und das ist sogar sehr üblich. Übernehmen Sie dieselben Positionen, ergänzen Sie Nummer, Datum und Zahlungsdaten und weisen Sie den Kunden darauf hin, dass das Dokument der angenommenen Offerte entspricht.
QR-Rechnung und Zahlung
- Was genau ist eine QR-Rechnung?
- Es ist eine normale Rechnung, deren unterer Teil einen standardisierten Zahlteil mit QR-Code enthält. Darin sind Begünstigter, Betrag und Referenz hinterlegt. Sie hat die früheren Einzahlungsscheine ersetzt.
- Funktioniert der QR-Code, wenn die Rechnung schwarz-weiss gedruckt wird?
- Ja. Der Code lässt sich problemlos schwarz auf weiss lesen, sofern der Druck scharf ist und der Code weder verkleinert noch überdeckt wird.
- Was passiert, wenn der Kunde einen anderen Betrag bezahlt?
- Die Zahlung geht trotzdem auf Ihrem Konto ein. Sie müssen den erhaltenen Betrag der betreffenden Rechnung zuordnen und gegebenenfalls den Restbetrag einfordern.
- Kann eine Rechnung ohne Betrag ausgestellt werden?
- Ja. Der Zahlteil kann ohne Betrag erstellt werden, zum Beispiel für eine Spende oder einen freien Beitrag. Der Zahlende gibt den Betrag dann selbst ein.
- Brauche ich ein Schweizer Bankkonto, um eine QR-Rechnung einzuziehen?
- Der Zahlteil basiert auf einer Schweizer oder liechtensteinischen IBAN. Ohne ein solches Konto können Sie trotzdem Rechnungen stellen, müssen aber Ihre Bankdaten ausgeschrieben angeben statt einen QR-Code zu verwenden.
MWST und Angaben
- Wie kann ich prüfen, ob ein Unternehmen tatsächlich mehrwertsteuerpflichtig ist?
- Im öffentlichen Unternehmensregister des Bundes können Sie eine UID prüfen und sehen, ob sie mit einem MWST-Status verknüpft ist. Das ist nützlich, bevor Sie eine verrechnete MWST beanstanden.
- Kann ich auf derselben Rechnung zwei verschiedene MWST-Sätze anwenden?
- Ja. Jede Position hat ihren eigenen Satz, und die Steuerbeträge werden anschliessend nach Satz gruppiert und vor dem Gesamtbetrag in Franken ausgewiesen.
- Müssen die Preise ohne oder mit MWST angegeben werden?
- Im Geschäftsverkehr sind beide Varianten möglich, solange die Rechnung eindeutig bleibt. Bei Privatkunden ist es üblich, den tatsächlich zu zahlenden Preis anzugeben.
- Was kommt auf die Rechnung, wenn ich nicht mehrwertsteuerpflichtig bin?
- Kein MWST-Satz und kein MWST-Betrag, auch nicht null. Ein kurzer Hinweis, dass Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, reicht aus, um Rückfragen der Buchhaltung Ihres Kunden zu vermeiden.
- Ist eine auf Englisch ausgestellte Rechnung in der Schweiz gültig?
- Ja, es ist keine bestimmte Sprache vorgeschrieben. Für einen Schweizer Kunden und im Fall einer Kontrolle ist eine Version in einer Landessprache jedoch oft praktischer.
Übersicht, Mahnungen und Buchhaltung
- Wie sehe ich, welche Rechnungen bezahlt wurden?
- Der Abgleich erfolgt anhand der Bewegungen auf Ihrem Bankkonto. Wenn Sie jede bezahlte Rechnung laufend als bezahlt markieren, müssen Sie am Quartalsende nicht alles nacharbeiten.
- Was tun, wenn ein Kunde eine Rechnung bestreitet?
- Nehmen Sie die angenommene Offerte und die schriftliche Korrespondenz zur Hand und beantworten Sie die Punkte einzeln. Betrifft die Beanstandung nur einen Teil, schlagen Sie vor, den unbestrittenen Teil während der Klärung zu bezahlen.
- Kann eine bereits versendete Rechnung storniert werden?
- Sie wird nicht gelöscht. Sie wird storniert, die Stornierung bleibt nachvollziehbar, und ein neues Dokument mit einer anderen Nummer wird erstellt.
- Wie bereite ich die Zahlen für die Steuererklärung vor?
- Ein Export aller Rechnungen des Jahres mit Datum, Nettobetrag, MWST und Gesamtbetrag deckt den wesentlichen Teil ab. Ihre Treuhandstelle ergänzt anschliessend die Aufwände.
- Brauche ich als Selbstständiger eine vollständige Buchhaltung?
- Unterhalb eines bestimmten Jahresumsatzes genügt eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben zusammen mit der Vermögenslage. Darüber ist eine ordnungsgemässe Buchhaltung vorgeschrieben.
Der Dienst und Ihr Konto
- Muss ich Software installieren?
- Nein. Alles läuft im Browser, am Computer wie auf dem Smartphone, und es gibt nichts zu aktualisieren.
- Werden meine Daten in der Schweiz gehostet?
- Ihre Daten werden in Europa auf einer Infrastruktur gehostet, die dem schweizerischen und europäischen Datenschutzrecht entspricht. Sie werden weder weiterverkauft noch zu Werbezwecken genutzt.
- Kann ich meine Rechnungen herunterladen, wenn ich den Dienst verlasse?
- Ja, jederzeit als Tabellenexport und herunterladbare Dokumente. Ihre Archive hängen nicht von Ihrem Abonnement ab.
- Wie viele Kunden und Rechnungen kann ich erstellen?
- Im Abonnement gibt es keine Begrenzung für die Anzahl Kunden, Leistungen oder Rechnungen.
- Wie erhalte ich Hilfe bei einem Problem?
- Schreiben Sie an info@myswissinvoice.ch und beschreiben Sie die Situation. In der Regel erhalten Sie am nächsten Werktag eine Antwort.
Ist Ihre Frage nicht dabei?
Schreiben Sie uns an info@myswissinvoice.ch oder testen Sie direkt eine vollständige Rechnung mit dem kostenlosen Generator.