Questions fréquentes
Vos questions sur la facturation suisse
Vingt-cinq réponses courtes, regroupées par thème, sur ce que les indépendants et les petites entreprises demandent le plus souvent.
Débuter avec la facturation
- Par où commencer quand on facture pour la première fois ?
- Réunissez d'abord vos coordonnées complètes, votre IBAN et votre statut vis-à-vis de la TVA. Ces trois éléments se règlent une seule fois et servent ensuite à toutes vos factures. Le reste, ce sont les prestations à décrire.
- Faut-il une raison individuelle inscrite au registre du commerce pour facturer ?
- Non. Une personne exerçant une activité indépendante peut facturer sans inscription tant qu'elle reste sous le seuil qui rend l'inscription obligatoire. L'affiliation à une caisse de compensation en tant qu'indépendant est en revanche une démarche à ne pas oublier.
- Quelle numérotation choisir pour ses factures ?
- Un format lisible comme l'année suivie d'un compteur convient dans la plupart des cas. L'important est que les numéros se suivent, qu'ils soient uniques et qu'aucun ne soit réutilisé après une annulation.
- Peut-on facturer avant d'avoir terminé une prestation ?
- Oui, par un acompte ou une facture intermédiaire, à condition que le principe ait été annoncé dans l'offre. Le document indique alors clairement qu'il s'agit d'un acompte et ce qu'il couvre.
- Un devis peut-il être transformé en facture ?
- Rien ne l'interdit et c'est même la pratique la plus courante. Reprenez les mêmes lignes, ajoutez le numéro, la date et les coordonnées de paiement, et signalez au client que le document correspond à l'offre acceptée.
QR-facture et paiement
- Qu'est-ce qu'une QR-facture exactement ?
- C'est une facture ordinaire dont la partie basse contient une section de paiement normalisée, avec un code QR reprenant le bénéficiaire, le montant et la référence. Elle a remplacé les anciens bulletins de versement.
- Le code QR fonctionne-t-il si la facture est imprimée en noir et blanc ?
- Oui. Le code se lit parfaitement en noir sur blanc, à condition que l'impression soit nette et que le code ne soit ni réduit ni recouvert.
- Que se passe-t-il si le client paie un montant différent ?
- Le paiement arrive quand même sur votre compte. C'est à vous de rapprocher la somme reçue de la facture concernée et de réclamer le solde si nécessaire.
- Peut-on émettre une facture sans montant ?
- Oui, la section de paiement accepte un montant vide, par exemple pour un don ou un versement libre. Le payeur saisit alors lui-même la somme.
- Faut-il un compte bancaire suisse pour encaisser une QR-facture ?
- La section de paiement repose sur un IBAN suisse ou liechtensteinois. Sans compte de ce type, vous pouvez toujours facturer, mais en indiquant vos coordonnées bancaires en clair plutôt qu'avec un code QR.
TVA et mentions
- Comment savoir si une entreprise est réellement assujettie à la TVA ?
- Le registre public des entreprises de la Confédération permet de vérifier un numéro IDE et de voir s'il est accompagné du statut d'assujetti. C'est utile avant de contester une TVA facturée.
- Peut-on appliquer deux taux de TVA différents sur une même facture ?
- Oui. Chaque ligne porte son propre taux et les montants d'impôt sont ensuite regroupés par taux dans le récapitulatif, avant le total en francs.
- Faut-il indiquer les prix hors taxe ou toutes taxes comprises ?
- Les deux sont possibles entre entreprises, tant que la facture reste sans ambiguïté. Envers des particuliers, l'usage veut que le prix annoncé soit celui qui sera réellement payé.
- Que mettre sur la facture quand on n'est pas assujetti ?
- Aucun taux ni montant de TVA, pas même à zéro. Une courte phrase indiquant que vous n'êtes pas assujetti suffit à éviter les questions du service comptable de votre client.
- Une facture rédigée en anglais est-elle valable en Suisse ?
- Oui, aucune langue n'est imposée. Pour un client suisse et en cas de contrôle, une version dans une langue nationale reste plus confortable.
Suivi, relances et comptabilité
- Comment savoir quelles factures ont été payées ?
- Le rapprochement se fait avec les mouvements de votre compte bancaire. Marquer chaque facture réglée au fil de l'eau évite de tout reprendre en fin de trimestre.
- Que faire quand un client conteste une facture ?
- Reprenez l'offre acceptée et les échanges écrits, puis répondez point par point. Si la contestation porte sur une partie seulement, proposez le paiement de la partie non contestée pendant la discussion.
- Peut-on annuler une facture déjà envoyée ?
- On ne la supprime pas. On l'annule, on conserve la trace de cette annulation et on émet un nouveau document portant un numéro différent.
- Comment préparer les chiffres pour la déclaration d'impôt ?
- Un export de toutes les factures de l'année, avec dates, montants hors taxe, TVA et totaux, couvre l'essentiel du travail. Votre fiduciaire complète ensuite avec les charges.
- Faut-il une comptabilité complète quand on est indépendant ?
- En dessous d'un certain chiffre d'affaires annuel, un relevé des recettes et des dépenses accompagné de l'état du patrimoine suffit. Au-delà, une comptabilité en bonne et due forme devient obligatoire.
Le service et votre compte
- Faut-il installer un logiciel ?
- Non. Tout se passe dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, et il n'y a rien à mettre à jour.
- Mes données sont-elles hébergées en Suisse ?
- Vos données sont hébergées en Europe, sur une infrastructure conforme au droit suisse et européen de la protection des données. Elles ne sont ni revendues ni exploitées à des fins publicitaires.
- Puis-je récupérer mes factures si je quitte le service ?
- Oui, à tout moment, sous forme d'export tableur et de documents téléchargeables. Vos archives ne dépendent pas de votre abonnement.
- Combien de clients et de factures puis-je créer ?
- Il n'y a pas de limite de nombre de clients, de prestations ou de factures dans l'abonnement.
- Comment obtenir de l'aide en cas de problème ?
- Écrivez à info@myswissinvoice.ch en décrivant la situation. Une réponse vous parvient généralement le jour ouvrable suivant.
Une question sans réponse ici ?
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