La sua prima fattura dopo la costituzione dell'attività

Servono la denominazione esatta con cui opera, l'indirizzo completo, un recapito di contatto e le coordinate bancarie professionali. Questi dati si inseriscono una sola volta e vengono poi riportati su ogni documento.

Se l'azienda è iscritta al registro IDI, indichi il relativo numero. I clienti professionali lo cercano spesso spontaneamente su una fattura, anche quando nel suo caso non è obbligatorio.

Non tutte le nuove imprese applicano l'IVA. L'assoggettamento dipende in particolare dalla cifra d'affari realizzata e dalla natura delle prestazioni. In alcuni casi è possibile anche un'iscrizione volontaria.

Finché non è assoggettato, la fattura non riporta né aliquota né importo IVA e non deve far pensare che l'imposta sia inclusa. Dal momento dell'assoggettamento, sul documento compaiono il numero IDI con la menzione IVA, l'aliquota applicata e il relativo importo. In caso di dubbio, il riferimento è l'Amministrazione federale delle contribuzioni.

La prima fattura definisce la logica che manterrà negli anni. Un formato semplice come F-2026-0001 è immediato da leggere e facile da archiviare. La regola utile è una sequenza continua, senza buchi e senza numeri riutilizzati.

In caso di errore, una fattura già inviata non si cancella. Se ne emette una nuova con un nuovo numero, indicando al cliente che sostituisce la precedente.

Prima di pagare, il cliente raramente rilegge il contratto. Rilegge la fattura. Ogni riga dovrebbe quindi indicare la prestazione, la quantità, l'unità e il prezzo unitario, con il periodo di prestazione se il lavoro si è svolto su più settimane.

Una descrizione comprensibile anche da una terza persona, come il contabile o un socio, accelera l'approvazione interna presso il cliente.

In Svizzera, la parte inferiore della fattura contiene la sezione di pagamento con codice QR. Il cliente la scansiona, i dati vengono ripresi automaticamente e si riduce il rischio di errori su IBAN o importo.

Per iniziare basta un IBAN classico. Il QR-IBAN, distinto dall'IBAN abituale, serve quando si utilizza un riferimento strutturato che la banca abbina automaticamente agli incassi.

Una scadenza esplicita, spesso di trenta giorni, evita malintesi. Senza indicazione, la fattura è in linea di principio dovuta alla ricezione, ma per molti clienti resta poco chiaro.

Preveda fin dall'inizio un unico posto in cui vedere ciò che è stato inviato, pagato e ciò che è in ritardo. Nei primi mesi, questa visibilità incide sulla liquidità più del singolo sollecito.

In Svizzera i documenti commerciali vanno conservati per dieci anni. Conservi una copia di ogni fattura emessa in un formato stabile, insieme ai dati corrispondenti.

Se collabora con una fiduciaria, chieda già dal primo mese in quale formato desidera ricevere i documenti. Un'esportazione tabellare delle fatture e delle relative righe copre la maggior parte delle esigenze.