Ihre erste Rechnung nach der Firmengründung

Sie benötigen den genauen Firmennamen, Ihre vollständige Adresse, eine Kontaktadresse und die geschäftlichen Bankangaben. Diese Daten erfassen Sie einmal und übernehmen sie danach auf jede Rechnung.

Ist Ihr Unternehmen im UID-Register eingetragen, geben Sie die UID an. Geschäftskunden suchen diese Angabe häufig auf einer Rechnung, auch wenn sie in Ihrem konkreten Fall nicht zwingend erforderlich ist.

Nicht jedes neu gegründete Unternehmen verrechnet MWST. Die Steuerpflicht hängt unter anderem vom erzielten Umsatz und von der Art der Leistungen ab. In bestimmten Fällen ist auch eine freiwillige Anmeldung möglich.

Solange Sie nicht MWST-pflichtig sind, weist die Rechnung weder einen MWST-Satz noch einen MWST-Betrag aus. Es darf auch nicht der Eindruck entstehen, die Steuer sei im Preis enthalten. Sobald Sie steuerpflichtig sind, erscheinen die UID mit dem Zusatz MWST, der angewandte Satz und der entsprechende Betrag auf der Rechnung. Bei Unsicherheit ist die Eidgenössische Steuerverwaltung die Referenzstelle.

Mit der ersten Rechnung legen Sie die Systematik für die kommenden Jahre fest. Ein einfaches Format wie F-2026-0001 ist sofort verständlich und leicht abzulegen. Entscheidend ist eine fortlaufende Folge ohne Lücken und ohne wiederverwendete Nummern.

Eine bereits versandte Rechnung wird bei einem Fehler nicht gelöscht. Stellen Sie eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus und weisen Sie den Kunden darauf hin, dass sie die vorherige ersetzt.

Vor der Zahlung liest der Kunde selten nochmals den Vertrag, sondern die Rechnung. Jede Position sollte deshalb Leistung, Menge, Einheit und Einzelpreis enthalten. Bei Arbeiten über mehrere Wochen gehört auch der Leistungszeitraum dazu.

Eine Bezeichnung, die auch für eine Drittperson wie Buchhaltung oder Geschäftspartner verständlich ist, beschleunigt die interne Freigabe beim Kunden.

In der Schweiz enthält der untere Teil der Rechnung den Zahlteil mit QR-Code. Der Kunde scannt ihn, die Zahlungsdaten werden automatisch übernommen und Fehler bei IBAN oder Betrag werden vermieden.

Für den Einstieg genügt eine normale IBAN. Die QR-IBAN unterscheidet sich von Ihrer üblichen IBAN und wird verwendet, wenn Sie mit einer strukturierten Referenz arbeiten, die Ihre Bank den Zahlungseingängen automatisch zuordnet.

Eine klare Fälligkeit, häufig dreissig Tage, verhindert Missverständnisse. Ohne Angabe ist die Rechnung grundsätzlich sofort fällig, was für viele Kunden dennoch unklar bleibt.

Richten Sie von Anfang an einen zentralen Ort ein, an dem Sie sehen, was versandt, bezahlt oder überfällig ist. Diese Übersicht wirkt sich in den ersten Monaten stärker auf die Liquidität aus als die einzelne Mahnung.

Geschäftsunterlagen sind in der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren. Bewahren Sie jede ausgestellte Rechnung in einem stabilen Format zusammen mit den zugehörigen Daten auf.

Wenn Sie mit einer Treuhand arbeiten, klären Sie bereits im ersten Monat, in welchem Format die Unterlagen benötigt werden. Ein tabellarischer Export der Rechnungen und Positionen deckt die meisten Anforderungen ab.