Votre première facture après la création de votre entreprise

Il vous faut la dénomination exacte sous laquelle vous exercez, votre adresse complète, une adresse de contact et vos coordonnées bancaires professionnelles. Ces éléments se saisissent une seule fois et se reportent ensuite sur chaque document.

Si votre entreprise est inscrite au registre IDE, indiquez son numéro. C'est une information que vos clients professionnels cherchent spontanément sur une facture, même lorsqu'elle n'est pas exigée dans votre situation.

Toutes les nouvelles entreprises ne facturent pas la TVA. L'assujettissement dépend notamment du chiffre d'affaires réalisé et de la nature des prestations, et une inscription volontaire reste possible dans certains cas.

Tant que vous n'êtes pas assujetti, la facture ne comporte ni taux ni montant de TVA, et il ne faut pas laisser croire au client que la taxe est comprise. Dès que vous l'êtes, le numéro IDE avec la mention TVA, le taux appliqué et le montant correspondant apparaissent sur le document. En cas de doute sur votre situation, l'information de référence se trouve auprès de l'Administration fédérale des contributions.

La première facture fixe la logique que vous garderez pendant des années. Un format simple, du type F-2026-0001, se lit immédiatement et se classe sans effort. La règle utile : une suite continue, sans trou et sans numéro réutilisé.

En cas d'erreur, on n'efface pas une facture déjà envoyée. On en émet une nouvelle, avec un nouveau numéro, en signalant au client qu'elle remplace la précédente.

Le client relit rarement le contrat avant de payer. Il relit la facture. Chaque ligne mentionne donc la prestation, la quantité, l'unité et le prix unitaire, avec une période de prestation quand le travail s'est étalé sur plusieurs semaines.

Un intitulé compréhensible par une tierce personne, comptable ou associé, accélère la validation interne chez votre client.

En Suisse, la partie basse de la facture porte la section de paiement avec code QR. Le client scanne, les données sont reprises sans ressaisie, et le risque d'erreur sur l'IBAN ou le montant disparaît.

Un IBAN classique suffit pour commencer. Le QR-IBAN, distinct de votre IBAN habituel, sert lorsque vous travaillez avec une référence structurée que votre banque rapproche automatiquement de vos encaissements.

Une échéance explicite, souvent trente jours, évite les malentendus : sans mention, la facture est en principe due à réception, ce qui reste flou pour beaucoup de clients.

Prévoyez dès le départ un endroit unique où vous voyez ce qui est envoyé, payé et en retard. C'est ce suivi, plus que la relance elle-même, qui fait la différence sur la trésorerie des premiers mois.

Les documents commerciaux se conservent dix ans en Suisse. Gardez un exemplaire de chaque facture émise dans un format stable, avec les données correspondantes.

Si vous travaillez avec une fiduciaire, demandez-lui dès le premier mois le format qu'elle souhaite recevoir. Un export tabulaire des factures et de leurs lignes couvre la plupart des demandes.