Rechnungsstellung für Selbstständige in der Schweiz

Eine Schweizer Rechnung passt auf eine Seite: Ihre vollständigen Angaben, jene des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, die Leistungen im Detail, der Gesamtbetrag und die Zahlungsangaben. Wenn Sie MWST-pflichtig sind, sind zusätzlich die UID mit dem Zusatz MWST und der angewendete Satz erforderlich.

Der Rest dient der Vereinfachung: eine klare Fälligkeit, eine Referenz, die der Kunde in seiner Buchhaltung wiederfindet, und ein gut lesbarer Zahlteil, der Eingabefehler verhindert.

Die Nummerierung muss fortlaufend und lückenlos sein. Ein Format wie R-2026-0001 genügt und bleibt über Jahre gut lesbar. Entscheidend ist, eine Nummer nie wiederzuverwenden, auch nicht nach einer Annullierung. Stattdessen wird eine neue Rechnung ausgestellt, die die vorherige ersetzt.

Drei Dinge machen den Unterschied: Rechnung am Tag der Leistung senden, eine kurze und klare Zahlungsfrist festlegen und mit dem QR-Zahlteil eine Zahlung ohne erneute Eingabe ermöglichen. Der Kunde scannt, bestätigt und bezahlt.

Die Nachverfolgung ist genauso wichtig wie der Versand. Wenn eine Rechnung am Tag nach der Fälligkeit automatisch als überfällig markiert wird, können Sie rechtzeitig mahnen, ohne daran denken zu müssen.

Fiktives Beispiel: 5 Stunden zu CHF 120 ergeben CHF 600 vor einer allfälligen MWST. Beschreiben Sie Leistung und Zeitraum, Kunde und Zahlungsangaben. Wenden Sie die für Ihre Situation geltende steuerliche Behandlung an.

Prüfen Sie Zahlungseingänge auf Ihrem Bankkonto und aktualisieren Sie den Rechnungsstatus. Der CSV-Export unterstützt die Übergabe an die Treuhandstelle, ersetzt aber keine vollständige Buchhaltung.