Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung

Name und vollständige Adresse des Rechnungsstellers, Name und Adresse des Kunden, Ausstellungsdatum, eindeutige Nummer, Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren, geschuldeter Betrag und Zahlungsangaben. Diese Elemente gelten für alle, unabhängig davon, ob sie MWST-pflichtig sind.

Ein Logo oder Fussbereich ist nicht vorgeschrieben. Ein gut lesbares und klar strukturiertes Dokument durchläuft interne Kontrollen beim Kunden jedoch schneller, insbesondere in Unternehmen mit eigener Buchhaltung.

Wenn Sie im Register der MWST-Pflichtigen eingetragen sind, verlangt das Mehrwertsteuergesetz, dass die Rechnung Ihre Unternehmens-Identifikationsnummer mit dem Zusatz MWST, Name und Ort des Empfängers, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art der Leistung, Entgelt sowie den angewendeten Satz und den entsprechenden Steuerbetrag ausweist.

Wenn der ausgewiesene Betrag die Steuer bereits enthält, genügt die Angabe des Satzes. Fehlt die UID auf einer Rechnung, kann dies den Kunden daran hindern, die Vorsteuer abzuziehen, und führt häufig zu einer Korrekturanfrage.

Die Unternehmens-Identifikationsnummer wird als CHE gefolgt von neun Ziffern geschrieben, meist in Dreiergruppen. Mit dem Zusatz MWST wird sie zur MWST-Nummer. Im öffentlichen Register des Bundes kann jede Person eine Nummer und deren MWST-Status überprüfen.

Die Nummer muss eindeutig und fortlaufend vergeben werden. Ein einfaches Format mit Jahr und Zähler bleibt über Jahre lesbar. Bei einem Fehler wird eine bereits verwendete Nummer nie überschrieben. Stattdessen wird eine Korrekturrechnung mit einer neuen Nummer ausgestellt.

Das Ausstellungsdatum setzt die Zahlungsfrist in Gang, wenn keine separate Fälligkeit angegeben ist. Eine klare Fälligkeit verhindert Missverständnisse und erleichtert die Kontrolle von Zahlungsverzögerungen.

Bei einem strukturierten Kunden wird eine Rechnung mit einer Bestellung abgeglichen. Fehlen interne Referenz, Projektname oder Leistungszeitraum, kann sie zurückgestellt werden. Diese Angaben sind rechtlich nicht zwingend, beeinflussen aber die Geschwindigkeit der Zahlung.