Mentions obligatoires d'une facture suisse

Pour une facture claire et exploitable, indiquez le nom et l'adresse complète de l'émetteur et du client, une date d'émission, un numéro de facture, la description des prestations ou biens livrés, le montant dû et les coordonnées de paiement. Pour les assujettis à la TVA, les exigences légales spécifiques de l'art. 26 LTVA s'ajoutent à ces bonnes pratiques.

Rien n'oblige à ajouter un logo ou un pied de page, mais un document lisible et bien structuré passe plus vite les contrôles internes chez le client, en particulier dans une entreprise dotée d'un service comptable.

Si vous êtes inscrit au registre des assujettis, la loi sur la TVA demande que la facture indique votre numéro d'identification des entreprises suivi de la mention TVA, le nom et le lieu du destinataire, la date ou la période de la prestation, la nature de la prestation, le montant de la contre-prestation et le taux appliqué avec le montant d'impôt correspondant.

Quand le montant indiqué inclut déjà l'impôt, l'indication du taux suffit. Une facture qui omet le numéro IDE peut empêcher le client de récupérer l'impôt préalable, ce qui donne souvent lieu à une demande de correction.

Le numéro d'identification des entreprises s'écrit sous la forme CHE suivi de neuf chiffres, généralement groupés par trois. Complété de la mention TVA, il devient le numéro de TVA. Le registre public de la Confédération permet à chacun de vérifier un numéro et son statut d'assujettissement.

Une numérotation unique et suivie est une bonne pratique comptable qui facilite le classement, le rapprochement et les contrôles. Un format simple comprenant l'année et un compteur reste lisible pendant des années. En cas d'erreur, mieux vaut conserver la trace du document initial et émettre un document correctif plutôt que réutiliser son numéro.

La date d'émission fait courir le délai de paiement quand aucune échéance n'est indiquée. Une échéance explicite évite les malentendus et facilite le suivi des retards.

Chez un client structuré, une facture est rapprochée d'une commande. L'absence de référence interne, de nom du projet ou de période de prestation suffit à la faire mettre de côté. Ces informations ne sont pas obligatoires au sens légal, mais elles conditionnent la rapidité du paiement.

Pour une prestation fictive de conseil, décrivez le mandat, la période et la quantité : par exemple, 4 heures à CHF 150, soit CHF 600 avant une éventuelle TVA. Identifiez clairement le prestataire, le destinataire et le traitement fiscal applicable.

Contrôlez séparément les mentions requises dans votre situation, les calculs et les informations de paiement. Une numérotation lisible et une échéance convenue facilitent le suivi ; elles ne doivent pas être confondues avec la liste des mentions de l'article 26 LTVA.