Fakturierung einer Einzelfirma

Eine Einzelfirma fakturiert unter einer Firma, die den Familiennamen der Inhaberin oder des Inhabers enthält. Eine Fantasiebezeichnung kann zusätzlich als Geschäftsname erscheinen, ersetzt diese Identifikation aber nicht.

Die angegebene Adresse ist die Geschäftsadresse. Sie muss dem Kunden ermöglichen, Sie eindeutig zu erreichen und zu identifizieren.

Viele Einzelfirmen fakturieren zu Beginn ohne MWST. Die Steuerpflicht hängt unter anderem vom erzielten Umsatz und von der Art der Leistungen ab. Eine freiwillige Anmeldung ist ebenfalls möglich.

Ohne Steuerpflicht erscheint keine MWST-Zeile, und kein Betrag darf den Eindruck erwecken, die Steuer sei enthalten. Bei Steuerpflicht stehen UID mit Zusatz MWST, Steuersatz und Betrag auf der Rechnung. Die genauen Kriterien veröffentlicht die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Ein eigenes Konto für die Geschäftstätigkeit, auch ein einfaches, erspart am Jahresende aufwendiges Sortieren. Der Zahlteil Ihrer Rechnungen verweist dann auf dieses Konto und Zahlungseingänge lassen sich leicht den ausgestellten Dokumenten zuordnen.

Für Dokumente gilt dasselbe: Ein Jahresordner für ausgestellte Rechnungen genügt, wenn Sie diese Ordnung ab der ersten Rechnung konsequent einhalten.

Eine fortlaufende Folge ohne Lücken und ohne wiederverwendete Nummern ist in der Praxis die entscheidende Regel. Das konkrete Format ist zweitrangig, solange es konstant bleibt.

Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht gelöscht. Stellen Sie eine Korrekturrechnung mit neuer Nummer aus und kennzeichnen Sie klar, dass sie die vorherige ersetzt.

Drei Punkte zählen besonders: Rechnung rasch nach der Leistung senden, eine klare Fälligkeit angeben und mit dem QR-Zahlteil eine Zahlung ohne manuelle Dateneingabe ermöglichen.

Eine gute Übersicht ergänzt das Ganze. Wenn Sie auf einen Blick sehen, was überfällig ist, können Sie rechtzeitig erinnern, bevor verspätete Zahlungen beim Kunden zur Gewohnheit werden.