Wie fakturiere ich ein Projektakonto?

Stellen Sie eine eigene Akontorechnung mit eigener Nummer aus und kennzeichnen Sie klar, für welches Projekt das Akonto gilt. Auf der Schlussrechnung wird der Betrag mit Referenz zur Akontorechnung abgezogen.

Muss jede einzelne Arbeitsstunde aufgeführt werden?

Nicht zwingend. Eine Zusammenfassung nach Phase oder Profil mit dem betreffenden Zeitraum ist oft lesbarer als ein vollständiger Stundenrapport und bleibt trotzdem überprüfbar, falls der Kunde Details verlangt.

Wie fakturiere ich einen Kunden im Ausland?

Die MWST-Behandlung hängt von Art der Leistung und Sitz des Empfängers ab. Prüfen Sie die anwendbare Regel vor der Rechnungsstellung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung, statt automatisch den Schweizer Satz anzuwenden.

Wie gehe ich mit zusätzlichen, nachträglich freigegebenen Arbeiten um?

Führen Sie diese auf separaten Positionen auf und nennen Sie das Freigabedatum. Werden sie in einem Gesamtbetrag versteckt, führt das fast immer zu Rückfragen oder Einwänden.

Können mehrere Personen in der Agentur Rechnungen ausstellen?

Ja, sofern alle dieselbe Nummerierung und denselben Kundenstamm verwenden. Sonst entstehen schnell doppelte Rechnungsnummern.

Ratgeber

Fakturierung für Agenturen und Studios

Eine Agentur fakturiert selten nur eine einzelne Leistung. Projekte bestehen aus Phasen, Akontozahlungen, Zusatzarbeiten und teilweise Subunternehmern. Die Rechnung sollte diese Struktur widerspiegeln, sonst stockt die Freigabe beim Kunden.

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Réunion de travail autour d'une grande table en bois

Akonto, Meilensteine und Schlussbetrag

Ein mehrmonatiges Projekt wird nach den bereits in der Offerte angekündigten Etappen fakturiert: Akonto zum Start, Rechnung bei jedem erreichten Meilenstein, Restbetrag bei Lieferung. Das stabilisiert die Liquidität und macht den Fortschritt für den Kunden nachvollziehbar.

Das bezahlte Akonto wird auf der Schlussrechnung abgezogen, zusammen mit der Referenz zur Akontorechnung. Fehlt dieser Hinweis, kommt die Rückfrage fast immer.

Pauschale und Aufwand auf derselben Rechnung

Viele Projekte kombinieren einen Pauschalteil mit Arbeiten nach Aufwand. Führen Sie beides auf getrennten Positionen auf und nennen Sie beim Aufwand den betreffenden Zeitraum.

Ein einziger Gesamtbetrag ohne Aufschlüsselung ist ein häufiger Grund, weshalb Einkaufsabteilungen Rechnungen zurückweisen.

Weiterverrechnete Kosten und Subunternehmer

Lizenzen, Medieneinkäufe, Fotografie oder Leistungen von Partnern gehören auf eigene Positionen mit dem jeweils passenden MWST-Satz.

Diese Trennung schützt Ihre Marge: Eine Diskussion über einzelne Auslagen stellt nicht den gesamten Rechnungsbetrag infrage.

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Referenzen, die der Kunde erwartet

Projektname, Bestellnummer, Kontaktperson und Leistungszeitraum: Diese vier Angaben beeinflussen in strukturierten Organisationen oft, wie schnell eine Rechnung freigegeben wird.

Übernehmen Sie die Bestellnummer exakt so, wie der Kunde sie angegeben hat.

Zahlungseingänge pro Kunde verfolgen

Bei mehreren parallelen Projekten wird die Übersicht pro Kunde unverzichtbar: fakturiert, bezahlt und überfällig. Der Zahlteil mit QR-Code erleichtert die Zuordnung eingehender Zahlungen.

Ein kurzer wöchentlicher Blick auf überfällige Rechnungen verhindert aufwendige Nacharbeiten am Quartalsende.

Vor dem Versand einer Projektrechnung

Aufteilung entspricht der Offerte
Bereits bezahltes Akonto ist abgezogen und referenziert
Pauschale und Aufwand sind getrennt ausgewiesen
Weiterverrechnete Kosten stehen auf eigenen Positionen
Bestellnummer und Projektname sind auf der Rechnung

Häufige Fragen

Wie fakturiere ich ein Projektakonto?: Stellen Sie eine eigene Akontorechnung mit eigener Nummer aus und kennzeichnen Sie klar, für welches Projekt das Akonto gilt. Auf der Schlussrechnung wird der Betrag mit Referenz zur Akontorechnung abgezogen.
Muss jede einzelne Arbeitsstunde aufgeführt werden?: Nicht zwingend. Eine Zusammenfassung nach Phase oder Profil mit dem betreffenden Zeitraum ist oft lesbarer als ein vollständiger Stundenrapport und bleibt trotzdem überprüfbar, falls der Kunde Details verlangt.
Wie fakturiere ich einen Kunden im Ausland?: Die MWST-Behandlung hängt von Art der Leistung und Sitz des Empfängers ab. Prüfen Sie die anwendbare Regel vor der Rechnungsstellung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung, statt automatisch den Schweizer Satz anzuwenden.
Wie gehe ich mit zusätzlichen, nachträglich freigegebenen Arbeiten um?: Führen Sie diese auf separaten Positionen auf und nennen Sie das Freigabedatum. Werden sie in einem Gesamtbetrag versteckt, führt das fast immer zu Rückfragen oder Einwänden.
Können mehrere Personen in der Agentur Rechnungen ausstellen?: Ja, sofern alle dieselbe Nummerierung und denselben Kundenstamm verwenden. Sonst entstehen schnell doppelte Rechnungsnummern.

Offizielle Quellen

Die Zahlenangaben auf dieser Seite stammen aus den folgenden Quellen, geprüft am 5 septembre 2026.

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