Fakturierung einer GmbH in der Schweiz

Auf der Rechnung steht die im Register eingetragene Firma inklusive Rechtsform, nicht eine ungefähre Geschäftsbezeichnung. Kann die Buchhaltung des Kunden die juristische Person nicht eindeutig zuordnen, wird die Rechnung zurückgewiesen oder später bezahlt.

Als Adresse wird der Sitz angegeben. Arbeiten Sie an einem anderen Ort, kann zusätzlich eine Korrespondenzadresse aufgeführt werden, sie ersetzt den Sitz jedoch nicht.

Eine eingetragene GmbH verfügt über eine UID. Wenn Sie diese auf der Rechnung angeben, vermeiden Sie Rückfragen von Geschäftskunden, die Sie als Lieferanten erfassen müssen.

Ist die Gesellschaft MWST-pflichtig, wird dieselbe Nummer mit dem Zusatz MWST auf der Rechnung ausgewiesen.

Die MWST-Pflicht einer GmbH hängt unter anderem vom Umsatz und von der Art der Leistungen ab, nicht von der Rechtsform selbst. Eine junge Gesellschaft kann deshalb zunächst ohne MWST fakturieren und später steuerpflichtig werden.

Ab Beginn der Steuerpflicht werden Satz und Betrag auf den folgenden Rechnungen je Position und Steuersatz ausgewiesen. Die geltenden Regeln und Sätze veröffentlicht die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Eine Gesellschaft erstellt Jahresabschlüsse. Die Rechnungsnummerierung muss deshalb über das Geschäftsjahr fortlaufend bleiben, ohne Lücken oder Doppelungen, auch wenn mehrere Personen Rechnungen ausstellen.

Entscheidend ist nicht die einzelne Rechnung, sondern der Gesamtbestand: Nummern, Beträge und Daten müssen zwischen den an Kunden versandten Dokumenten und den Unterlagen für die Treuhand übereinstimmen.

Zahlungen gehen auf das Konto der Gesellschaft, nicht auf ein Privatkonto. Der Zahlteil mit QR-Code enthält diese Bankangaben, Betrag und Referenz und erleichtert so die Zuordnung der Zahlungseingänge.

Mit QR-IBAN und strukturierter Referenz lässt sich jede eingegangene Zahlung eindeutig einer bestimmten Rechnung zuordnen. Das wird bereits bei einigen Dutzend Rechnungen pro Jahr hilfreich.

Die meisten Treuhandstellen benötigen zwei Dinge: die ausgestellten Dokumente und eine Tabelle mit Rechnungen, Beträgen, Daten, Status und angewandten Sätzen. Ein tabellarischer Export deckt diesen Bedarf ab, ohne dass Sie ein vollständiges Buchhaltungsprogramm benötigen.

Die monatliche Ablage dauert wenige Minuten, die Rekonstruktion am Jahresende schnell einen ganzen Tag. Der Unterschied liegt nur in der Regelmässigkeit.